Produtividade Para Quem Quer Tempo - resenha crítica

Os elementos essenciais da felicidade

Depois de muitos anos de experiência e de um contato direto com pessoas diferentes e vidas diferentes, o autor elaborou uma lista com os quatro elementos essenciais da felicidade:

• A realização pessoal: o cumprimento do seu propósito na vida traz um sentimento de paz interior e gratidão.
• A realização profissional: a utilização máxima dos seus talentos, respeitando seus valores.
• A realização financeira: é aquilo que você precisa, em termos de bens materiais, para se sentir realizado.
• O equilíbrio: engloba tudo o que você precisa para se sentir realizado.

Algumas pessoas não conseguiram ainda alcançar esses quatro elementos, e isso acontece porque se encaixam em um perfil de pessoa que não possui tempo e resultado ao mesmo tempo. Existem quatro perfis básicos de pessoas, tente entender em qual deles você se encaixa melhor:

• Vida vazia: possui tempo, mas não resultado. Tem muito tempo livre e não gera resultados.
• Arrastador de pedra: tem resultado, mas não tem tempo. Trabalha muito e não consegue cuidar da saúde ou da família.
• Ocupado: não tem nem resultado e nem tempo. Está sempre ocupado, mas não consegue produzir nada.
• Realizador nível A: tem resultado e tempo. Consegue fazer tudo que ama e consegue ter os quatro elementos da felicidade.

A mesma história, todo ano

Quando estamos próximo do final do ano, você já teve aquela sensação de que o tempo passou muito rápido e você não conseguiu fazer tudo o que queria?

E depois que o ano passa, novas metas são definidas e o ano seguinte parece ser diferente. Você cria uma lista das coisas que quer realizar, pesquisa um pouco sobre produtividade e começa tudo de novo. Mas com o passar dos dias, essas coisas ficam distantes e você não consegue render como planejado.

Essa é a famosa ‘fábula da virada do ano’, que assombra muita gente e faz com que nossos objetivos não sejam atingidos! Quantas vezes você já tentou emagrecer ou poupar mais dinheiro? E pode ser que isso não aconteça apenas com suas metas de ano novo; você já planejou sua semana de trabalho e não conseguiu cumpri-la? É exatamente disso que estamos falando!

Por que você não realiza tudo o que deseja

Normalmente, existem dois motivos para que você não consiga realizar tudo o que deseja em sua vida:

• Priorizar tarefas sem tanta importância, deixando de fazer ou adiando o que realmente precisa ser feito.
• Ter tarefas em excesso, que não cabem nas 24 horas do dia.

No caso do primeiro, nós definimos uma lista de tarefas sem importância, adiando a realização daquilo que importa. Quantas vezes você já adiou escrever aquele artigo com deadline próximo, porque acreditava que antes de começar, precisava checar seu WhatsApp, responder a seus e-mails ou organizar seu desktop? Essas atividades vão tomar seu tempo e muitas vezes não vão te levar a lugar algum.

Quando você prioriza as coisas menos importantes, está procrastinando. Você pode passar o dia inteiro ocupado sem conseguir realizar aquilo que deveria, deixando de buscar os elementos essenciais da felicidade.

O problema é que o ser humano tem muita dificuldade em se focar e se concentrar nas coisas importantes, e isso pode ser inclusive genético: nossos ancestrais tomavam decisões instantâneas e não planejavam o futuro. Além disso, manter uma concentração em alguma atividade é uma das funções do sistema nervoso central mais difíceis de se manter.

Em relação ao segundo motivo, as tarefas em excesso não cabem no dia. E tentar fazer todas suas atividades sem uma técnica adequada, é inútil.

“Se fosse fácil, todo mundo faria”

Muitas vezes já começamos alguma caminhada pensando que não vamos conseguir terminar. Sabe aquele sentimento de que alguma coisa não vai dar certo? Você precisa mudar sua maneira de pensar quanto a isso, porque quando você acha que não vai conseguir, não consegue mesmo!

As coisas não serão fáceis, até porque, se fossem fáceis todo mundo faria. Lembre-se disso e continue tentando e enfrentando suas dificuldades.

Os papéis e as tarefas em seu dia a dia

Todo mundo desempenha inúmeros papéis durante a vida, como os papéis de pai, de filho, de amigo, de profissional, entre outros; e cada papel tem funções específicas em sua vida diária. E se você quer atingir o nível mais alto de produtividade, precisa aprender a desenvolver os papéis ligados à sua vida dos sonhos, mantendo um equilíbrio entre todas as funções.

E cada uma dessas funções, se transforma em tarefas que precisam ser realizadas diariamente. Essas tarefas são classificadas em tarefas de produção e tarefas de ocupação. As tarefas de produção são aquelas que vão te ajudar a realizar seus sonhos; as tarefas de ocupação podem até ser necessárias, mas não vão te guiar para o que você quer.

As tarefas de produção são divididas em tarefas de produção com margem e sem margem. A diferença está no sentimento que você tem depois de cumpri-las. As tarefas de produção sem margem são concluídas no limite do prazo ou depois do prazo. Elas geram um sentimento de alívio e faz com que você já corra para cumprir a próxima tarefa sem margem. O problema é que você não tem tempo para aproveitar os méritos da sua realização.

Já quando você conclui uma tarefa com margem, você consegue aproveitar melhor e entender que está mais próximo de realizar seus sonhos. Essas tarefas te dão mais resultados e um sentimento de satisfação maior.

Em relação às tarefas de ocupação, elas são divididas em tarefas de ocupação obrigatórias e dispensáveis. As tarefas de ocupação dispensáveis tomam nosso tempo, acabam com nossa produtividade e não acrescentam nada para nossa vida – pense em tarefas como: assistir à televisão, participar de alguns grupos de WhatsApp ou navegar por suas redes sociais.

As tarefas de ocupação obrigatórias são aquelas que devem ser concluídas mesmo não contribuindo para seu sonho – pagar contas ou consultas médicas por exemplo.

Os níveis de produtividade e suas características

Existem cinco níveis de realizações que variam do ‘A’ até o ‘E’; de maneira ordenada, o nível A é o melhor e o E o pior. E todas as pessoas se encaixam em um desses níveis. Além disso, é importante entender que sua produtividade não significa apenas do número de tarefas cumpridas; a produtividade de alguém é uma relação entre o esforço e o resultado obtido.

Algumas características dos níveis são:

• Nível E: As pessoas desse nível se ocupam muito e não conseguem resultados. A maioria das tarefas é de ocupação e dispensável.
• Nível D: Nesse nível as tarefas de ocupação também são a maioria, mas há pelo menos a produção de algumas tarefas de ocupação obrigatórias.
• Nível C: Há uma distribuição melhor das tarefas em que a execução das tarefas de ocupação e de produção se igualam. Mas a maioria das tarefas de produção é do tipo ‘sem margem’.
• Nível B e A: Pessoas nesses níveis têm consciência de quais atividades devem realizar e quais não devem realizar. A diferença do nível B para o A, é que as pessoas do nível B têm normalmente menos tarefas de produção com margem.

Pense um pouco nesses perfis e tente escolher em qual deles você se encaixa melhor.

Pilares de produtividade Nível A

Todos os conceitos que vimos anteriormente, são a base para os quatro pilares da produtividade Nível A. É muito importante que você saiba que ser produtivo não implica apenas em criar listas, priorizá-las e executá-las.

Para alcançar sua produtividade máxima, você precisa aprender a:

• Ter uma clareza eficaz para entender onde quer chegar e por que está fazendo tais atividades;
• Utilizar o ‘método de produtividade inteligente’ para aprender a organizar seu dia a dia;
• Ter uma mentalidade vencedora; e
• Ter energia mental e física para realizar as atividades diárias.

As verdades sobre a produtividade

Primeira verdade: Ocupar-se não é produzir.

Produzir significa fazer o necessário em direção à realização dos seus sonhos, buscando alcançar os quatro elementos essenciais da felicidade. As outras atividades vão apenas te ocupar.

Fique atento e se pergunte se está realizando atividades para produzir ou para se ocupar; esse simples hábito já vai te ajudar a aumentar sua produtividade diária. Você pode programar diversos alarmes em seu celular se perguntando: ‘Estou me ocupando ou produzindo? ‘.

Segunda verdade: As tarefas nunca vão terminar.

Você precisa aceitar que sua lista de tarefas jamais vai acabar, e que isso não é um problema. Se você se sentir desconfortável com seu dia, se tiver a sensação de que não conseguiu se livrar de suas pendências mesmo tendo sido muito produtivo, lembre-se dessa verdade e se acalme.

Terceira verdade: se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros.

Você está sempre disponível para as pessoas em suas redes sociais ou e-mails? Algumas pessoas não conseguem se desligar e se sentem na obrigação de responder todas as mensagens que chegam! Se você não define um horário para essas atividades, acaba virando a agenda dos outros.

Para mudar essa situação, você pode desligar as notificações do seu celular, estabelecer um horário para responder às mensagens e criar um canal para emergências – você deve avisar às pessoas que suas mensagens não serão respondidas de imediato; as emergências devem acionar um canal que você estabeleceu.

Quarta verdade: mais importante que a velocidade é a direção.

Alcançar o sucesso verdadeiro vai levar tempo. Ao invés de medir sua evolução pensando em quanto falta para alcançar o que você quer, meça o quanto você já se afastou do ponto inicial. Como dica prática, anote em um papel todos os pontos que você já alcançou em direção a seu objetivo e se sinta motivado com isso.

Quinta verdade: o maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não pode fazê-lo.

Sabe quando você conversa com alguém fora de hora e percebe que precisa fazer algumas tarefas que ainda não foram discutidas? Como quando alguém da empresa te fala que você “tem que” enviar um e-mail para um cliente ou resolver determinada situação durante uma reunião sobre outro cliente.

Esses momentos podem acontecer a todo instante, durante um churrasco da empresa, um almoço ou trajetos para o trabalho. Além de tudo, essa síndrome do “tem que” é contagiosa: depois que alguém começa, muitos outros “tem que” podem surgir na mesma conversa!

E essa síndrome também pode surgir quando você está sozinho: quando você vai começar alguma tarefa importante e se lembra de que precisava enviar um e-mail, ficando tão ansioso que não consegue produzir de maneira adequada.

Para resolver esse problema, você precisa ter um depósito ou um local para registrar tudo que vem à cabeça nas horas erradas. Você pode utilizar um caderno ou um aplicativo para celular. O importante é ter esse depósito disponível quando pensar em algo nos momentos errados.

Dessa maneira, você não vai contaminar outras pessoas com a síndrome do “tem que” e vai se sentir aliviado por registrar que precisa fazer determinada tarefa.

Sexta verdade: Não trate exceção como regra.

Para conseguir alcançar o Nível A de produtividade, é importante que você compreenda que sua vida tem em média 80% de atividades previsíveis e 20% de situações imprevistas. Você deve organizar esses 80% para conseguir gerenciar os 20% restantes.

Uma solução é criar o turno de exceção, um período semanal sem compromissos para que os imprevistos sejam solucionados.

Sétima verdade: felicidade não é uma linha de chegada. Ela é o próprio caminho.

Algumas pessoas vivem a vida pensando em “quando” as coisas vão acontecer e “quando” serão felizes e realizadas. Você não pode se distrair e esquecer do momento presente. A vida acontece no agora e se só consegue viver no futuro, ficará cada dia mais ansioso.

Se quiser aprender a se conectar com o agora, não há nada mais eficiente do que a meditação.

E sempre que estiver pensando no futuro, diga para si mesmo: “vou voltar para o agora.” Então busque se conectar com as sensações do presente. Dessa maneira você vai aprender a valorizar os detalhes que acontecem em seu dia a dia.

Oitava verdade: se fosse fácil, todo mundo faria.

A maneira como enxergamos as situações pode fazer toda diferença no resultado. Você pode ver as coisas por uma ótica positiva ou negativa, e isso vai mudar tudo. Se sua maneira de enxergar as situações está te fazendo mal ou te atrapalhando a alcançar seus objetivos, você pode tentar ressignificar aquele sentimento.

Você vai começar a enxergar as situações complicadas e os obstáculos como algo natural e necessário para que você alcance seus sonhos. Depois disso, você vai aprender com as dificuldades, se fortalecer e se motivar diante dos acontecimentos que antes te perturbavam tanto.

A clareza eficaz

Podemos pensar na vida como um enorme quebra-cabeças: todos os dias estamos pegando algumas peças com o objetivo de montar uma grande fotografia. Mas para algumas pessoas, essa grande fotografia não está clara, e isso faz com que seja muito mais difícil conseguir montar o quebra-cabeça.

Para conseguir montar o quebra-cabeça certo em sua vida, existem quatro regras:

1. Alinhe seu propósito, missão e valores com a grande fotografia.
2. Inclua os quatro elementos essenciais da felicidade em sua fotografia.
3. Seja específico e concreto ao pensar na fotografia do quebra-cabeça.
4. Defina um tempo para montar e completar sua fotografia.

Aplicando o método de produtividade inteligente

Você já parou para pensar em seus ciclos diários e se sentiu paralisado só de pensar em tudo que precisa fazer? Atualmente recebemos uma carga muito grande de informação, tão grande que não conseguimos lidar com todas elas e nem fazer tudo que precisamos.

E se queremos exercer todos os papéis que definimos para nossa vida, precisamos aprender a analisar as situações de maneira diferenciada. Esqueça os ciclos diários, pense em sua vida em ciclos semanais – você pode utilizar o número de semanas do ano como referência de tempo.

Mesmo pensando em ciclos semanais, ainda será impossível cuidar de todos os papéis nesse período de tempo; e não há problema nenhum nisso. Seu objetivo deve ser manter seus papéis equilibrados, desenvolvendo-os toda semana.

Pense que, em cada semana, você deve se concentrar exclusivamente em três papeis da sua vida. Separe um dia da semana para criar seu ciclo semanal; se sente em um local agradável e pegue a caneta e papel. Você vai precisar definir os três papéis que exercerá naquela semana – e suas respectivas tarefas; e também algumas tarefas que não estão ligadas a nenhum dos três, mas que precisam ser executadas.

O passo seguinte envolve a síndrome do “tem que”. Lembra quando falamos sobre a criação de um depósito para registrar as tarefas que surgem no momento errado? Agora é a hora de avaliar cada uma delas e verificar se chegou a hora de executá-las ou não.

Em seguida, o ciclo semanal será avaliado em termos de sua produtividade diária. Para isso, você pode utilizar uma ‘folha diária de produtividade A’. Essa folha deve ser escrita da seguinte maneira:

• Definição do foco do dia: qual será a tarefa mais relevante ou qual função você selecionou no ciclo semanal.
• As cinco prioridades: essas prioridades devem ser extraídas do seu ciclo semanal. Você precisa escolher cinco tarefas para entrarem aqui.
• Para evitar no dia: tenha clareza quanto às tarefas dispensáveis em seu dia. Se você souber quais são elas, ficará mais fácil se manter focado. Aqui, escreva três principais atividades que roubam seu tempo.
• Como foi seu dia: dê uma nota para seu rendimento, seja autocrítico e avalie como foi para você.
• O que aprendi hoje: depois de algum tempo, esse campo pode te trazer informações valiosas.
• Hoje sou grato por: escreva em sua folha três acontecimentos pelos quais você é grato.

Preencha sua folha diária à noite ou como última tarefa do dia; é importante que ela não seja preenchida no dia seguinte. Além disso, respeite o número de tarefas e as gratidões.

Adotando uma agenda de produção

Agora vamos aprender como realizar as tarefas de ocupação obrigatórias e abrir espaço em sua agenda para novas tarefas que vão te ajudar a alcançar seus objetivos finais.

O método DRD – um acrônimo para Descarregar, Reunir e Distribuir, vai te ajudar a organizar sua agenda: o primeiro passo é ‘Descarregar’ ou escrever em um papel, todas as tarefas da sua rotina. Em seguida, você deve ‘reunir’ todas as tarefas escritas, agrupando-as por similaridade. Finalmente, precisa ‘distribuir’ os blocos anteriores pelos turnos da semana. Essa distribuição depende do seu perfil e preferência. Algumas pessoas são mais detalhistas que outras e preferem controlar tudo. Você pode por exemplo distribuir os blocos por horários do dia ou por manhã, tarde e noite.

Desenvolvendo uma mentalidade vencedora

A mentalidade vencedora envolve vencer sua batalha interior quando necessário – e isso acontece todos os dias. Todo mundo tem uma voz crítica interior, que costuma dizer que você não vai conseguir ou que algo é impossível.

Para te ajudar a vencer essa voz, você pode criar uma frase de neutralização – a do autor é a frase “se fosse fácil, todo mundo faria”; mas o ideal é que você crie a sua própria, que esteja conectada com seus pensamentos.

Outro ponto importante, é se concentrar na solução e não nos problemas. Ao invés de pensar nos problemas e utilizá-los como pretexto para não realizar suas tarefas, se concentre nas soluções. Você pode desenvolver o hábito de buscar três opções para cada problema do dia a dia. Realizando esse exercício, você vai passar a se concentrar ao máximo na solução e será algo natural para você; além disso, você vai aumentar sua liberdade de escolha.

Aumentando seus níveis de energia

Seja o que for que você queira realizar em sua vida, precisará de energia. Quando falamos em energia, estamos falando da força física e mental necessária para realizarmos as tarefas e construirmos nosso quebra-cabeça.

Aqui vão algumas boas práticas para melhorar seus níveis de energia:

Fisiologia: A mente e o corpo estão conectados e nossa energia tem relação direta com os dois. Suas reações emocionais podem influenciar em seu corpo, assim como seu corpo pode influenciar em suas reações emocionais. Por isso, um primeiro passo para melhorar seu nível de energia, é mudar sua postura: levantar os ombros, estufar o peito, olhar para cima, manter um sorriso discreto, aumentar levemente o tom de voz, falar de maneira firme; essas são características de uma fisiologia Nível A.

Sono: Outro ponto importante ligado à energia, é a qualidade do seu sono. Aquela história que fala que pessoas que trabalham duro dormem menos, não passa de um mito popular. Ter um sono de qualidade e pelo tempo adequado, é uma etapa muito importante para alcançar o Nível A de produtividade.

Tomada de decisões: Tomar decisões o tempo inteiro pode ser muito cansativo. Por isso, economize as decisões desnecessárias no dia, deixando seu cérebro descansado para os momentos apropriados. Uma dica importante é priorizar, para que as decisões importantes sejam tomadas no início do dia.

Meditação: Uma maneira de recarregar sua energia e descansar sua mente, é através de práticas de meditação. A meditação vai te ajudar a não passar muito tempo pensando no passado ou no futuro; se concentrando melhor no momento presente.

Água: não espere ter sede para beber água! Nosso corpo é composto em sua maioria por água, e se você quiser ter níveis altos de energia, esse é um aspecto muito importante a se considerar. O ideal é que você tome em média de 2 a 3 litros de água todos os dias.

Notas Finais

Quando começar a aplicar os conceitos expostos aqui, você pode ter a sensação de que inicialmente, as coisas vão piorar. E não há problema algum nisso! É normal que antes de alcançar a produtividade Nível A as dificuldades aumentem por um instante. O importante é que você não desista e continue se comprometendo com o método.

Dica do 12’: Geronimo Theml fala um pouco sobre como a meditação pode te ajudar a melhorar sua produtividade. Se você quiser aprender um pouco sobre meditação, que tal ler o microbook do livro que ele mesmo indica? ‘O poder do agora’ de Eckhart Tolle vai te ensinar mais sobre como viver no momento presente.